ברוכים הבאים לעולם האוטומציות הקלות
יש תחום משלים לבניית האתרים והוא תחום מטורף בפני עצמו – האוטומציות.
אוטומציות זה תחום מדהים שבעצם יכול להפוך תהליכים לאוטומטיים. כל תהליך שאתם חושבים עליו בניהול עסק – החל מכניסת לידים לאתר ושליחת הצעת מחיר, ניהול לקוחות ושליחת חשבוניות, תזכורות אוטומטיות, מיילים אוטומטיים ועוד.
בעסקים עם מספר רב של לקוחות או תהליכים או מיילים שיוצאים – זה ממש יכול לעשות קסמים ולייעל שעות של עבודה. יש גם אנשים שזה המומחיות שלהם, אנשי אוטומציה, כאלה שפשוט לוקחים את העסק שלך, משדרגים את התהליכים וחוסכים המון זמן, עבודה חופרת וכסף.
אבל אני לא אשת אוטומציה, אני בונת אתרים, ולפעמים אני נעזרת באוטומציות כשעולים צרכים ספציפיים באתרים.
הפעם לא אכתוב על אוטומציה שעשיתי באתר, אולי בהמשך. הפעם אכתוב מדריך שרלוונטי גם למי שאין לו אתר והוא עובד עם טופס של גוגל – Google Forms .
נתקלתי בהרבה עסקים שעובדים עם הכלי הזה – עסקים קטנים שיש להם הזמנות קבועות למקומות קבועים (אני נתקלתי במאפיות, מישהי שמשווקת תמרים, מוצרי אפיה, הכרתי גם עסק של פרלינים שמשתמשים בגוגל פורמס להזמנה), או שהם בתחילת דרכם וזאת דרך חמודה וחינמית להתחיל.
למה אוטומציה כזו
תמיד יצא לי, אחרי שהזמנתי מוצר מטפסים כאלה, שנתקלתי בחוסר וודאות – אוקיי, הטופס נשלח, אבל מתי הוא יגיע? ומי אמר שהם באמת קיבלו? עד שלא יצרו איתי קשר טלפוני לא ידעתי האם ההזמנה באמת התקבלה ומה קורה.
וגם מבחינת נותן השירות – להעתיק כל כתובת מייל, טלפון ושם של מי שנרשם, לפתוח מייל חדש, לחפש את הנוסח באחד המסמכים, להעתיק ואז לשלוח, אחד אחד – זה עוד משימה ועוד זמן ועוד מקום לטעויות קטנות שיכולות לקרות.
לכן האוטומציה שאסביר עליה היום יכולה לעשות סדר של ממש, לייעל את חווית המשתמש ולחסוך למי שעובד עם הטפסים האלה הרבה כאב ראש.
אז מה בעצם האוטומציה הזו עושה?
אנחנו ננסח ונגדיר מייל, שישלח בצורה אוטומטית לכל נרשם או ממלא טופס בגוגל פורם שלנו. במייל הזה נוכל להשתמש בשדות של הטופס, כך נוכל לשאוב משם את שם הנרשם ועוד פרטים שנרצה ויתאימו לנו.
איך עושים את זה?
- הפקת קובץ google sheet המסכם את תגובות הטופס: נכנסים למסמך האקסל שמפיקים מתוך הגוגל פורם –
2. התקנת התוסף Form mula: במסמך הgoogle sheets שלנו, שמסכם את כל התגובות בטופס, נלחץ בתפריט על ״תוספים״ > ״ניהול תוספים״. נמצא את התוסף בשם Form mula ונתקין אותו.
3. הגדרת גיליון וטריגר: לאחר שהתקנו, לוחצים שוב על ״תוספים״ ואז מופיעה לנו השורה החדשה של התוסף. לוחצים על "setup" >״ choose source data and set merge type״. נפתח חלון של התוסף, שם נגדיר את הגיליון שברצוננו להשתמש בו (השם שלו הוא בדר״כ עם ״תגובות לטופס 1״). נחבר "form trigger" ונגרור את הטולטיפ לצד של ״send on form submit" ונמשיך לשלב הבא.
4. הגדרת טמפלייט: בוחרים כמות של טמפלייט (כרגע יש לנו מטרה אחת אז יהיה טמפלייט אחד), יוצרים שם, ובוחרים איזה שורות מתוך הטופס נרצה לייבא, כדאי ליבא הכל, מה אכפת לנו :).
שומרים את ההגדרות של הטמפלייט ע״י לחיצה על 'Save template settings' ולוחצים על 'next'.
5. הגדרות המייל ושליחה: אז הכי חשוב, מכיוון שאני מניחה שהטופס שלנו בעברית, התגיות לא עובדות, ולכן כל שדה שאנחנו רוצים למשוך למייל אנחנו צריכים להשתמש ב- >> שיתחמו את התווית לדוגמא – בטופס כתוב ״מה המייל שלך?״ אז פה אנחנו צריכים למלא את זה כך: <<מה המייל שלך?>> – ואת זה להכניס לתוך השורה של to-
בוחרים למי עוד אנחנו רוצים שהמייל ישלח חוץ ממלא הטופס, בוחרים כותרת למייל – אפשר להוסיף את השם הפרטי של ממלא הטופס (שוב, באמצעות ה<<>>), וכותבים את גוף המייל.
6. עיצוב – התוסף פה לא תומך עברית, ולכן כדי שהמייל יהיה מימין לשמאל – צריך לכתוב את המייל כך:
<p dir="rtl">גוף המייל</p>
אם תרצו להוסיף תמונה, תעלו תמונה לדרייב, תוודאו שהקישור שלה לא פרטי, תעתיקו את הקישור ותשימו את התמונה כך:
<img src="קישור התמונה" width="100" height="100" alt="logo" />
בעצם זוהי שורת HTML שאומרת –
- src – מקור התמונה (לינק לאתר)
- width – רוחב התמונה
- height – גובה התמונה
- alt – טקסט חלופי למטרות הנגשה.
7. שליחה – אם תרצו שבבת אחד ישלח מייל לכל מי שבטופס כבר – לחצו על 'save and send all' אם תרצו שמעתה והלאה, זה ישלח לכל מי שמתווסף לרשימה – לחצו על 'save and preview'.
וזהו, יש לכם אוטומציה כיפית ומשדרגת!
תהנו 🙂
